In attuazione alla convenzione-quadro stipulata dalla Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici, l'Ordine di Firenze ha sottoscritto un accordo con la Società ARUBA Spa per la fornitura di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) ai medici e agli odontoiatri iscritti all'Ordine di Firenze che ne faranno richiesta.
La casella PEC non sostituisce la tradizionale casella e-mail eventualmente già posseduta. Infatti i messaggi scambiati da una casella PEC ad un'altra casella PEC hanno valore legale analogo alla raccomandata con ricevuta di ritorno e quindi può essere utile per comunicazioni con le Pubbliche Amministrazioni dotate di PEC, con altri colleghi anch'essi dotati di PEC e con ogni altro soggetto pubblico o privato, comunque dotato di PEC. Viceversa la tradizionale casella e-mail può tranquillamente continuare ad essere utilizzata per tutti i messaggi ai quali non è necessario attribuire valore di lettera raccomandata.
Per completezza di informazione è necessario ricordare che, una volta attivata la casella PEC, gli eventuali messaggi che verranno recapitati in quella casella saranno considerati legalmente ricevuti dal destinatario, anche se il messaggio non dovesse venir letto. Infatti, al pari della lettera raccomandata, il recapito di un messaggio nella casella PEC equivale alla firma sulla ricevuta di ritorno. Per questo motivo si raccomanda, una volta effettuata l'attivazione, di tenere costantemente sotto controllo la casella PEC.
Si fa inoltre presente che gli indirizzi PEC dei professionisti vengono pubblicati per legge nel Registro nazionale del Ministero dello Sviluppo Economico INI-PEC e quindi possono essere visionati e utilizzati da tutte le Pubbliche Amministrazioni, nonchè dai cittadini.
Per attivare la casella PEC, è necessario andare sul sito internet www.pec.it, cliccare sulla casella "Convenzioni" e inserire il Codice Offerta OMCEO-FI-0036. E' necessario inserire, inoltre, il codice fiscale e il nome e cognome e il sistema verificherà l'iscrizione all'Ordine. A questo proposito, si fa presente che il sistema si basa sull'archivio nazionale degli iscritti gestito dalla FNOMCeO, per cui potrebbe accadere che il sistema non riconosca qualche nominativo (soprattutto i nuovi iscritti all'Ordine) perché ancora non presente nell'archivio nazionale. In questo caso sarà necessario riprovare ad identificarsi nel sistema dopo qualche settimana, per il tempo necessario affinchè il sistema prenda in carico i dati. I successivi passaggi serviranno per generare la documentazione che dovrà essere sottoscritta ed inviata nei modi che saranno indicati nel corso della procedura. Una volta completata la registrazione e inviati i documenti necessari, la casella PEC sarà attiva. Non è necessario comunicare all'Ordine l'avvenuta attivazione del servizio, in quanto sarà la stessa Società Aruba Spa a comunicarlo.
Qui una breve guida sulla procedura di attivazione:
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NUOVA PROCEDURA ATTIVAZIONE PEC IN CONVENZIONE
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A questo proposito si ricorda che la casella PEC deve necessariamente essere associata ad una persona fisica. Ne discende che, nel caso di esercizio della professione in forme associative con altri colleghi, ogni professionista dovrà provvedere per sé e sarà responsabile unicamente della casella PEC intestata a suo nome.
Il servizio è gratuito perché i relativi costi saranno a carico dell'Ordine. Il Consiglio Direttivo dell'Ordine ha deciso di assumersi questo onere a vantaggio di tutti gli iscritti interessati al servizio, per facilitare l'uso dello strumento. In ogni caso, se nel frattempo il professionista avesse già provveduto autonomamente ad attivare una casella PEC con un altro gestore, non è necessario procedere all'attivazione anche della casella offerta dall'Ordine, perché è sufficiente possederne una. In questo caso tuttavia è necessario che il medico comunichi all'Ordine la sua PEC autonomamente acquistata. Nel caso in cui il professionista sia titolare di due caselle PEC, una professionale e una personale, ha priorità di pubblicazione quella professionale e solo tale indirizzo PEC comparirà nel Registro nazionale INI-PEC.
In caso di necessità di assistenza tecnica, è possibile andare sul sito di Aruba https://assistenza.aruba.it oppure contattare il servizio di help desk telefonico al n. 0575/0505 (opzione 3-1-2) attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore 20. L'Ordine non ha possibilità di risolvere eventuali inconvenienti tecnici.
A norma del Decreto Legge 16/07/2020 n. 76, recante “Misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale”, convertito in Legge 11/09/2020 n. 120, i professionisti sprovvisti di PEC incorrono nella sospensione dall'Albo professionale, fino a quando non adempiono.