La FATTURAZIONE ELETTRONICA è la nuova modalità di emissione della fattura, che al posto del rilascio del documento cartaceo, prevede l'emissione in modalità digitale. Si tratta di un "inoltro telematico" strutturato tramite un sistema piuttosto complesso dove i dati della fattura vengono trasmessi, da colui che emette la fattura, ad un "sistema di interscambio" gestito dall'Agenzia delle Entrate e da questa dirottati al destinatario della fattura.
La Fattura Elettronica, quindi, non è una semplice versione in PDF di un documento cartaceo: è un "flusso dati" che viene trasmesso all'Agenzia delle Entrate e da questa inoltrato al destinatario.
Dal 31 marzo 2015 l'obbligo di emettere la Fattura Elettronica è stato introdotto per le fatture nei confronti degli Enti Pubblici e della Pubblica Amministrazione. Dal 1° gennaio 2019 tale obbligo riguarda anche le fatture emesse nei confronti dei privati.
ATTENZIONE: il Decreto Legge 30/12/2023 n. 215 ha prorogato a tutto il 2024 il divieto di emettere fatture elettroniche a fronte di prestazioni sanitarie per i soggetti che sono tenuti all’invio dei dati al Sistema TS. Per cui i medici sono esonerati dalla Fatturazione Elettronica per le fatture sanitarie verso pazienti per le quali resta vigente l'obbligo della fattura cartacea. Viceversa la Fattura Elettronica è obbligatoria per le prestazioni verso assicurazioni, ditte, aziende, enti, altri professionisti, ecc.
Come funzione la procedura
La nuova modalità di emissione delle fatture riguarda sia le cessioni di beni (ad esempio vendita di prodotti) che le prestazioni di servizi (ad esempio le prestazioni professionali) ed è obbligatoria, sia per operazioni tra soggetti titolari di Partita IVA (imprese e professionisti fra di loro) sia nel caso in cui la cessione o la prestazione venga effettuata nei confronti del consumatore finale (ad esempio il paziente di un medico).
L’obbligo è a carico del soggetto che deve emettere la fattura (ad esempio il medico), che può provvedervi personalmente, tramite un apposito software gestionale certificato disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate, oppure avvalendosi di un intermediario abilitato (ad esempio il commercialista). In ogni caso, sia che si provveda in proprio, sia che ci si avvalga del commercialista, dovrà essere generato un file nel formato XML, previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.
Il file XML contenente la Fattura Elettronica dovrà essere trasmesso al cliente per mezzo del “Sistema di Interscambio”. Questo sistema funzionerà prima da verificatore dei dati inseriti, poi da “corriere”. Controllerà che la partita IVA e/o il codice fiscale inseriti siano validi e che appartengano ad un soggetto esistente e verificherà l’inserimento di tutti i dati fiscali. Superati questi controlli, provvederà a recapitare la Fattura Elettronica al destinatario all’indirizzo telematico (cosiddetto “codice destinatario” ovvero PEC) che quest'ultimo avrà eventualmente comunicato all’Agenzia delle Entrate.
Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali, ad esempio quelle emesse dal medico al paziente (anche se a norma di quanto riportato sopra evidenziato in giallo l'ipotesi non si verifica), saranno quindi a disposizione dei clienti nella loro area riservata sul sito web dell’Agenzia delle Entrate; il medico comunque dovrà consegnare al cliente una copia informatica (ad esempio salvata in pdf ed inviata per email) o cartacea ricordandogli che la fattura originale è consultabile e scaricabile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Alla fine di questo ciclo, a conferma del buon esito dell'operazione, il Sistema di Interscambio fornirà a colui che ha emesso la fattura una “ricevuta di avvenuto recapito”. Potrà capitare che la fattura elettronica venga scartata dal sistema. In questo caso occorrerà correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della fattura corretta, altrimenti il documento sarà considerato non emesso.
E’ importante ricordare che le fatture che non saranno emesse secondo questo standard informatico saranno considerate come inesistenti.
La marca da bollo
Com'è noto, se la fattura sanitaria viene emessa in esenzione di IVA e supera l'importo di 77,47 euro, è necessario apporre la marca da bollo da 2 euro.
Tutto questo resta confermato per le fatture cartacee, ma per le fatture elettroniche la procedura è diversa: il medico deve aggiungere all'importo del suo compenso la somma di 2 euro per l'imposta di bollo (compilando la voce "Dati bollo" presente nella sezione "Dati generali" della fattura elettronica) e quindi deve riscuotere dal cliente il suo compenso maggiorato di 2 euro. Sarà poi l'Agenzia delle Entrate, con cadenza trimestrale, a rendere noto al medico l'ammontare dovuto dei bolli riscossi, sulla base delle fatture elettroniche emesse nel periodo di riferimento, e il medico dovrà provvedere al versamento tramite modello F24 o con addebito bancario.
Tempi di conservazione ed esclusioni
Le Fatture Elettroniche, emesse o ricevute, dovranno essere conservate per almeno 10 anni. Per “conservazione” non si intende il semplice salvataggio sul proprio computer, ma sarà necessario conservarle sulla base di un processo regolamentato tecnicamente dalla legge e che il software gestionale deve poter assicurare (conservazione “a norma”). Il software disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate garantisce tale conservazione. In ogni caso, qualunque sia il gestore della conservazione, il medico dovrà esprimere formale autorizzazione e assenso alla conservazione a norma di legge.
L’emissione della Fattura Elettronica continuerà a seguire le regole dettate dall’art. 21 del D.P.R. 633/1972, pertanto dovrà esser contestuale all’operazione. Come chiarito dalla Circolare 13/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate, la contestualità dell’operazione è data dall’emissione della fattura in giornata o nel caso di fattura differita (per tutte le operazioni effettuate nell’arco dello stesso mese in favore del medesimo cliente) entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Prendendo ad esempio il caso di un medico che esegua una prestazione in favore di un paziente, la fattura elettronica dovrà essere inviata entro le ore 24 del giorno della prestazione.
Sono esonerati dall’emissione della fatturazione elettronica i Medici di Medicina Generale e i Pediatri di Libera scelta convenzionati con il SSN che ricevono il cedolino mensile dei compensi da parte della ASL (Risoluzione Agenzia delle Entrate 98/E/2015).
Inoltre la fatturazione elettronica non riguarda le operazioni ricevute ed effettuate da e verso soggetti non residenti in Italia, ma per esse è prevista una diversa procedura di comunicazione (cosiddetto “esterometro”).
Fatturazione elettronica "passiva"
Per "fatturazione elettronica passiva" si intende la ricezione da parte del medico di fatture elettroniche da parte dei suoi fornitori. Il medico, quindi, quando è "cliente" di un fornitore riceverà le fatture secondo la procedura sopra descritta.
I fornitori potrebbero chiedere al medico la sua PEC o il suo codice identificativo. Ogni medico dovrebbe già essere in possesso della PEC, per cui sarà sufficiente comunicare questa informazione ai fornitori per ricevere regolarmente le fatture elettroniche passive.
Vantaggi dall'uso della Fattura Elettronica
L’introduzione della Fatturazione Elettronica comporta alcune semplificazioni fiscali per i soggetti obbligati: esonero dallo Spesometro, priorità nei rimborsi IVA e riduzione dei tempi di accertamento fiscale.
Software dedicati
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un'applicazione gratuita utilizzabile sia su PC che su Tablet o Smartphone per la gestione dell'intero ciclo della fatturazione elettronica, compresa la conservazione a norma. Per ulteriori informazioni: https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/schede/comunicazioni/fatture-e-corrispettivi/software-compilazione-fattura-elettronica
In ogni caso le aziende di informatica che forniscono applicativi agli studi medici stanno adeguando i loro prodotti per la gestione della fattura elettronica, per cui il medico che utilizza tali applicativi può chiedere maggiori informazioni al proprio fornitore software.
Infine si ricorda che la Fondazione ENPAM ha stipulato alcune convenzioni con aziende di informatica per offrire ai medici e agli odontoiatri opportunità vantaggiose anche in materia di fatturazione elettronica: in proposito consultare il sito internet www.enpam.it nella sezione “Convenzioni e servizi” – rubrica “Servizi informatici”.
Riepilogo
La fatturazione elettronica attiva (cioè la fattura elettronica emessa dal medico) è obbligatoria per prestazioni rese nei confronti di Pubbliche Amministrazioni, ad eccezione del caso dei Medici di Medicina Generale e Pediatri di Libera Scelta convenzionati con il SSN, i quali non sono tenuti alla fatturazione nei confronti della ASL per i loro compensi mensili (Risoluzione n. 98/E del 2015 dell'Agenzia delle Entrate). E' altresì obbligatoria per prestazioni nei confronti di strutture sanitarie private o di altri soggetti titolari di Partita IVA compresi i rapporti fra medici (es: sostituzioni e collaborazioni).
Viceversa, la fatturazione elettronica è esclusa (e permane l'obbligo della fattura cartacea) per le prestazioni rese nei confronti dei privati cittadini (assistiti), a norma di quanto previsto dal decreto riportato sopra ed evidenziato in giallo.
Sul versante della fatturazione passiva (cioè le fatture emesse dai fornitori del medico), ogni fornitore si comporterà a seconda del suo regime fiscale e, nel caso in cui sia obbligato alla fatturazione elettronica, il medico gli dovrà comunicare il proprio codice destinatario o la propria PEC. Per agevolare l'inoltro di tali dati, il medico può generare un QR Code (vedasi istruzioni sul sito dell'Agenzia delle Entrate).
La conservazione "a norma" delle fatture elettroniche, sia attive che passive, può essere assolta utilizzando il software messo gratuitamente a disposizione dall'Agenzia delle Entrate oppure tramite altri strumenti software disponibili sul mercato.
POS
Il POS è un dispositivo elettronico che consente il pagamento di una prestazione o servizio tramite carte di credito o di debito. Tutti gli operatori economici che offrono beni o servizi al pubblico (ad esempio commercianti, artigiani ma anche professionisti) sono tenuti ad accettare i pagamenti tramite POS indipendentemente dall'importo della prestazione.
Nei casi di mancata accettazione di un pagamento, di qualsiasi importo effettuato con carte di pagamento, relativamente ad almeno una carta di debito e una carta di credito, da parte di soggetti che effettuano l’attività di vendita di prodotti e di prestazione di servizi, anche professionali, si applica nei confronti di questi soggetti la sanzione amministrativa pecuniaria del pagamento di una somma pari a 30 euro, aumentata del 4% del valore della transazione per la quale sia stata rifiutata l’accettazione del pagamento.
Per agevolare l'uso del POS è previsto un credito d'imposta sia per l'acquisto o noleggio del dispositivo, sia per le commissioni applicate per ogni transazione.
Per ottenere il dispositivo POS di norma ci si rivolge alla propria banca. In alternativa è possibile accedere alle convenzioni ENPAM: https://www.enpam.it/tipologia/pos-mobile/